Bureaux bruxellois Comment aménager son espace de travail à Bruxelles ?

Aménager son bureau en 5 étapes

L'aménagement de votre premier bureau réel ou le déménagement dans un espace plus grand nécessite une planification, un peu comme le déménagement dans une nouvelle maison. La différence est que vous aurez besoin que votre entreprise reste productive pendant la transition. Alors dans cet article, vous allez comprendre comment aménager un bureau, afin qu’il soit le plus productif possible.

1. Dressez une liste de tout ce dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise

Avant même de chercher un espace de bureau, vous pouvez dresser une liste de tout ce dont vous aurez besoin dans votre nouveau bureau, des bureaux et chaises au matériel informatique, en passant par des tâches telles que l'installation de votre connexion Internet. En connaissant les besoins de votre entreprise, vous pourrez choisir la taille et l'emplacement du bureau qui vous conviendront le mieux, à vous et aux membres de votre équipe qui partageront votre espace de travail.

Voici les articles courants dont la plupart des bureaux de petites entreprises ont besoin :

- Bureaux : Considérez le meilleur bureau pour répondre à vos besoins de travail et à la disposition du bureau.

- Chaises : Il existe trois types courants de chaises que vous pouvez envisager.

- Ordinateurs : Déterminez le nombre et le type d'ordinateurs dont vous aurez besoin.

- Logiciels : Déterminez si vous avez besoin d'un nouveau logiciel d'entreprise.

- Internet : Trouvez un fournisseur d'accès à Internet dont la vitesse et la fiabilité sont adéquates.

- Téléphones : Vous pouvez avoir besoin de téléphones de bureau, de téléphones portables et de téléphones de conférence.

- Service téléphonique : Décidez si un système téléphonique standard ou à protocole de voix sur Internet (VoIP) est le meilleur.

Services et fournitures facultatifs pour soutenir votre bureau

Réfléchissez aux autres services et fournitures dont votre bureau a besoin. Par exemple, vous devrez peut-être mettre en place un système d'alarme, un service de réponse téléphonique ou même des cartes de crédit pour vos employés. Beaucoup de ces services sont facultatifs, en fonction de votre modèle d'entreprise et de l'endroit où se trouve votre bureau.

Voici quelques-uns des services et fournitures de bureau facultatifs les plus courants :

- Sécurité : Déterminez si vous avez besoin d'un système de sécurité ou de vidéosurveillance.

- Service de réponse téléphonique : Mettez en place un service de réponse téléphonique après les heures de bureau, ou utilisez un service pour économiser sur l'embauche d'une personne pour répondre à vos téléphones.

- Fournitures de bureau : Amazon est un bon endroit pour commander des fournitures car ils livrent directement à votre bureau, ce qui vous fait gagner du temps. Pensez au papier à copier, aux organisateurs de bureau et aux bacs de recyclage.

- Comptes bancaires et cartes de crédit : Vous pouvez mettre en place des comptes bancaires gratuits ou à faible coût, et déterminer s'il faut fournir des cartes de crédit aux directeurs ou aux représentants commerciaux.

- Horloge : Une pointeuse permet de suivre les personnes présentes sur le site ainsi que les heures travaillées. Et la plupart peuvent s'interfacer directement avec votre logiciel de paie.

2. Concevez le plan d'étage de votre bureau

Une fois que vous avez ajouté tout ce qui figure sur votre liste de contrôle, réfléchissez à la disposition de votre espace de bureau. Cela vous aidera à confirmer la quantité de mobilier à acheter. Par exemple, avez-vous besoin de salles de conférence privées pour les réunions avec les clients ou les employés ? Les gestionnaires doivent-ils avoir un bureau près d'une fenêtre ? Votre comptable doit-il avoir son propre box ? En fonction de l'espace dont vous disposez et du type de travail effectué, votre plan d'étage peut maximiser la productivité de votre espace de bureau.

Commencez par choisir un plan d'étage pour votre bureau :

- Plan ouvert : Un plan ouvert maximise la surface utilisable de l'espace, mais au détriment de l'intimité et du rangement.

- Plan fermé : Un plan fermé donne à votre personnel plus d'espace personnel, mais il est moins collaboratif et ne convient pas à autant de sièges.

- Poste de travail modulaire : Cet aménagement combine des éléments des deux types d'aménagement, offrant à votre personnel plus d'intimité, de rangement et de grandes surfaces de travail, ainsi que des zones ouvertes pour la collaboration.

Considérations facultatives concernant l'espace lors de l'aménagement de votre bureau

En fonction des besoins de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin d'un espace de travail dédié au sein de votre bureau, comme une salle de photocopie contenant votre fax, des imprimantes et une déchiqueteuse. Vous pouvez également aménager une salle d'entrée ou une salle d'attente avec des sièges pour les invités si vous prévoyez que des clients viendront pour des réunions.

Voici les zones facultatives que vous pouvez prévoir dans l'aménagement général de votre bureau :

- Une entrée formelle ou une zone de réception : C'est la meilleure solution si vous attendez des visiteurs.

- Salle de repos ou cuisine : Il est bon d'offrir du café, des boissons et des collations, et de donner aux employés un endroit pour faire des pauses. Il est également utile d'avoir un réfrigérateur, un micro-ondes et un lave-vaisselle.

- Salle de conférence : Un espace de conférence est essentiel si votre équipe se réunit régulièrement ; les salles privées sont préférables pour les conversations en tête-à-tête comme les évaluations des RH.

- Salle d'allaitement : En fonction de l'État dans lequel vous vous trouvez et de la taille de votre entreprise, vous pouvez être tenu de fournir une pièce tranquille pour les nouvelles mamans - et il ne peut s'agir de la salle de bains.

- Salle d'exercice : Pour que les employés restent en forme, certaines entreprises aiment apporter quelques équipements, comme un vélo stationnaire ou un tapis de course, ou une salle pour s'étirer ou faire du yoga.

- Espace d'habillage : Les entreprises de services réservent souvent un espace dans le bureau pour que les travailleurs sur le terrain puissent se changer en vêtements de travail. Une entreprise de plomberie peut également fournir des douches.

3. Trouvez un fournisseur d'accès à Internet

Avant de vous engager dans la location d'un bureau, assurez-vous que l'emplacement est desservi par un fournisseur d'accès Internet à haut débit. Recherchez quel fournisseur d'accès Internet (FAI) peut connecter votre bureau bien avant d'emménager. Ensuite, une fois que vous avez trouvé quelques fournisseurs, comparez leurs plans, leurs prix et leurs contrats. N'oubliez pas non plus que les comptes commerciaux diffèrent souvent des comptes résidentiels, alors soyez prudent lorsque vous examinez leurs conditions.

4. Configurez les systèmes de communication de votre bureau

Vous avez plusieurs options pour choisir vos systèmes de communication. L'important est de programmer l'installation ou la configuration de votre logiciel à temps pour votre déménagement, afin de ne pas perturber votre travail et de permettre aux clients de vous joindre.

Voici quelques options de communication de bureau à envisager :

- Systèmes de communication téléphonique : De nombreuses petites entreprises adoptent le service téléphonique VoIP (Voice-over-internet-protocol) au lieu des systèmes téléphoniques traditionnels construits sur de vieux câbles en cuivre.

- Logiciel de communication interne : La communication avec vos employés internes est essentielle, surtout si certains travaillent hors site ou à distance.

- Téléphones portables : Certaines entreprises fournissent aux employés sur le terrain et aux commerciaux des téléphones portables professionnels afin de s'assurer qu'ils puissent être joints tout au long de la journée de travail.

- Service de téléphone virtuel : Envisagez un service de numéro de téléphone virtuel qui transfère les appels effectués vers votre numéro de téléphone professionnel ou votre courriel.

- Autres outils de communication : Selon votre modèle d'entreprise ou le nombre de vos employés, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel de courrier électronique, de prise de rendez-vous ou de vidéoconférence.

5. Achetez du mobilier et des équipements pour votre bureau

Ensuite, choisissez le mobilier de bureau et les ordinateurs les mieux adaptés aux besoins et au budget de votre entreprise. Pour ce faire, vous pouvez trouver du matériel de bureau d'occasion ou simplement ajouter quelques pièces aux bureaux, chaises et séparateurs que vous possédez déjà.

Bureaux

Les bureaux que vous choisirez dépendront en grande partie de l'agencement de votre bureau. Dans le cas d'un plan ouvert, les tables rectangulaires simples que vous pouvez regrouper font généralement l'affaire. En cas de besoin, les tables pliantes peuvent faire office de bureaux, vous offrant ainsi une solution peu coûteuse et flexible que vous pouvez réorganiser selon n'importe quelle disposition. L'inconvénient des tables pliantes est qu'elles ne laissent pas de place pour le rangement et qu'elles ne sont pas particulièrement élégantes.

Chaises de bureau

Bien qu'il existe de nombreuses chaises de bureau à bas prix sur le marché, nous vous recommandons d'acheter la meilleure que votre budget puisse vous permettre. De bonnes chaises contribuent à promouvoir un environnement de travail heureux et sain. Votre personnel peut passer la majeure partie de sa journée en position assise, alors investir dans son confort montre que vous l'appréciez. Vous pourriez également économiser de l'argent sur la perte de productivité.

Il existe trois principaux types de chaises de bureau parmi lesquels vous pouvez choisir :

- Les fauteuils de travail : Ils sont généralement sans accoudoirs et compacts, destinés à une utilisation de courte durée. Ils peuvent être déplacés facilement pour les réunions de groupe.

- Chaises à dossier central : Les chaises à dossier central sont dotées d'accoudoirs et offrent un meilleur soutien. Elles constituent une meilleure option pour les employés de bureau à temps plein qui restent assis toute la journée.

- Fauteuils de direction : Les sièges de direction sont généralement plus ergonomiques et plus confortables. Nombre d'entre eux offrent une ventilation grâce à des réglages supplémentaires.

Ordinateurs de bureau

Si vous avez l'intention de fournir un ensemble uniforme d'ordinateurs à l'ensemble de votre personnel plutôt que de les laisser choisir les leurs, la première décision que vous devrez prendre est le type d'ordinateur de bureau à acheter.

Les ordinateurs de bureau offrent généralement un meilleur rapport qualité-prix, avec plus de stockage et de meilleures performances, mais les ordinateurs portables sont plus portables.

Il est préférable de décider à l'avance du système d'exploitation de l'ordinateur sur lequel vous allez travailler :

- Apple OS X : L'utilisation de produits Apple est idéale pour les activités telles que le marketing ou le design, qui utilisent beaucoup de graphiques, de vidéos, de jeux, d'édition audio ou de publication assistée par ordinateur.

- Windows OS : Windows est idéal pour la suite Microsoft Office, qui est une plateforme flexible et largement utilisée.

Classement et stockage

Si votre entreprise utilise un système de comptabilité en ligne, un logiciel de vente ou des services de ressources humaines (RH) et de paie basés sur le cloud, votre besoin de stockage physique peut être limité. Néanmoins, vous aurez besoin d'un endroit pour ranger les fournitures de bureau comme les stylos et le papier à photocopier, ainsi que les brochures sur les produits et les articles de marketing.

Services de bureau

Selon la taille de votre personnel et la décoration de votre bureau, vous devrez peut-être prévoir un budget pour des services de nettoyage hebdomadaire ou un lavage de vitres mensuel. Vous pouvez également faire peindre le bureau aux couleurs de votre marque avant d'emménager. En fait, certaines entreprises souscrivent à des programmes qui fournissent, par exemple, des plantes vivantes pour rendre l'environnement plus attrayant ou des distributeurs automatiques pour que les employés puissent prendre des boissons et des collations.

Alors n'attendez plus et lancez-vous dans la feande aventure ! Si vous souhaitez des bureaux de transition en attendant que votre plan d'agencement soit au point, vous pouvez également louer des espaces de travail pour continuer d'avancer dans cette période de transition.